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Autor des Artikels

Michael Janßen

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30.07.2017 / Michael Janßen

Kosten, Zeit und Qualität im Griff - Wege aus dem "magischen Dreieck"

Wenn man das „magische Dreieck“ googelt, findet man unter anderem die drei Fußballstars Fredi Bobic, Krassimir Balakov und Giovane Elber, die in den 90er Jahren beim VfB Stuttgart eben als „magisches Dreieck“ für Furore sorgten. Betriebswirte, Produktionsexperten und Projektmanager verstehen unter diesem Begriff aber vor allem die Konkurrenz dreier, wie es scheint unvereinbarer Ziele: Kosten, Zeit und Qualität/Leistung können nicht gleichzeitig optimiert werden. Kommunikation und frühzeitiges Einbinden aller relevanten Akteure bringt die Lösung.

Es ist der klassische Konflikt bei Projekten und komplexen Aufgaben: Wenn man Kosten sparen will, passieren Fehler, ebenso, wenn es schnell gehen muss: Die Qualität bleibt auf der Strecke. Und wenn man ganz besonders auf die Qualität achtet und alles doppelt und dreifach kontrolliert, dauert es länger und kostet mehr.

Zum Beispiel in der Automobilproduktion: Die Vorgaben für Zeit (Produktionsdauer/ Ausliefertermin beim Kunden), Qualität (Anzahl der nicht behobenen Fehler) und natürlich für die Kosten sind enorm. Das magische Dreieck muss aufgelöst werden. Aber wie? Natürlich werden zunächst einmal die Produktionsabläufe analysiert und optimiert (spart Zeit und damit Kosten). Damit der Kunde kein fehlerhaftes Fahrzeug bekommt, wird am Ende alles bis aufs Kleinste geprüft und getestet, die Fehler werden behoben – das bedeutet zusätzliche Arbeit, Zeitbedarf und Kosten steigen, aber die Fehlerzahl wird geringer.

Kommunikation und Beteiligung bringen die Lösung

In der Fahrzeugproduktion ist die Lösung mittlerweile etabliert: Die Mitarbeiter werden von Anfang an, eng und dauerhaft in die Optimierung ihrer (!) Prozesse eingebunden; schrittweise werden die Abläufe analysiert. Dabei werden diese nicht nur effizienter; es werden auch systematisch die fehleranfälligen Schwachstellen analysiert und Lösungen zur Fehlerbehebung erarbeitet – gemeinsam mit denen, die die Abläufe täglich hunderte Male ausführen müssen und die gleichzeitig diejenigen sind, die Fehler direkt vermeiden können. Teure und zeitaufwändige Nacharbeit zur Fehlerbehebung entfällt.

Intensive Beteiligung aller Akteure in einem umfassenden Veränderungs- und  Verbesserungskonzept führt dazu, dass a) Zeit gespart wird, b) Fehler direkt im Prozess vermieden werden und damit c) die Kosten sinken. Das „magische Dreieck“ ist aufgelöst. Das Beispiel zeigt: Auch umfassende, zeitintensive Beteiligungsprozesse zahlen sich letztlich aus.

Kosten und Nutzen von Beteiligungsprozessen

Bei großen öffentlichen Infrastruktur- und Entwicklungsprojekten ist es ganz ähnlich: „Frühe Öffentlichkeitsbeteiligung“ ist hier das Stichwort und Grund zur Diskussion. Denn Beteiligungsprozesse kosten Geld – und Zeit. Und gerade die frühe Öffentlichkeitsbeteiligung bedeutet einen relativ hohen Aufwand zu Beginn eines Projekts.

Die Erfahrung aus vielen Projekten zeigt aber, dass sich die frühe Einbindung aller relevanten Interessengruppen sehr wohl auszahlt. Denn auf diese Weise sind Interessen früh offen gelegt, Lösungsalternativen sind öffentlich diskutiert und bewertet, und damit lassen sich die Grundlagen für die konkrete Planung früh klären.

Ohne frühe Beteiligung treten Konfliktlinien oft erst zutage, wenn die Pläne fertig ausgearbeitet präsentiert werden, zum Beispiel im Planfeststellungsverfahren während der öffentlichen Auslegung. Widersprüche, heftige Diskussionen oder gar Klagen sind oft die Folge, was immer zu Verzögerungen und ggf. auch zu notwendigen Umplanungen und zu einschränkenden Auflagen führt – mit unabsehbaren Folgen für Kosten, Qualität und Zeitbedarf.

Diese schwer kalkulierbaren Risiken in einer relativ späten Projektphase führen zu Mehrkosten, die die Kosten früher Öffentlichkeitsbeteiligung zum Teil weit übersteigen können:

Eine frühzeitige Beteiligung der Akteure zahlt sich im weiteren Projektverlauf aus (eig. Darstellung)

Fazit

Mit konsequenter, umfassender und frühzeitiger Beteiligung aller relevanten Stakeholder lässt sich das „magische Dreieck“ auflösen. Kosten, Qualität und Termine bleiben planbar und werden positiv beeinflusst.

NeulandQuartier tritt konsequent für eine frühzeitige Beteiligung der Öffentlichkeit ein und unterstützt Projektträger in allen Phasen der Projektkommunikation – von der Stakeholderanalyse über erste Informationskampagnen bis hin zu konkreten Beteiligungsformaten. Begleitend übernimmt NeulandQuartier auch die Pressearbeit und PR für öffentlichkeitsrelevante Projekte wie etwa bei dem Stadtbahnausbau der Karl-Liebknecht-Straße der Leipziger Verkehrsbetriebe (LVB) oder dem Ausbau der Sachsen-Franken-Magistrale der DB Netz AG.

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