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01.04.2019 / Caroline Günther

Agilität: Die Unternehmenskultur im Wandel

Sich schnell, flexibel und proaktiv auf Neues einstellen – über die Bedeutung von Agilität für Unternehmen und Organisationen wird aktuell viel diskutiert – auch über den Weg dorthin. Agile Teams gibt es schließlich nicht auf Knopfdruck. Worauf kommt es auf dem Weg zur flexiblen Organisation an? Wie kann dieser Veränderungsprozess nachhaltig und erfolgreich gestaltet werden? 

Technische Veränderungen, neue Marktanforderungen und gesellschaftliche Veränderungen sind die Treiber von Agilität. Diese Faktoren erfordern, dass Unternehmen besser auf Veränderungen reagieren, Strukturen anpassen und Ressourcen effizienter einsetzen. Die Digitalisierung setzt ein neues Denken und Handeln voraus. Durch die Veränderungen in den Prozessen und in den Arbeitsabläufen wird es zwangsläufig einen Wandel in der Unternehmenskultur geben.

Flexible Arbeitsgestaltung

Viele Mitarbeitende erwarten dabei zunehmend hohe Flexibilität in ihrer Arbeitsumgebung – und das zurecht. Sie wollen die von ihnen erwartete Leistung nach eigenen Vorstellungen erbringen, damit sie Beruf und Familie flexibler miteinander vereinen können. Generell wird der Arbeitsort dabei immer weniger an eine Räumlichkeit gebunden sein. Schon heute entwickeln sich agile Modelle, bei denen Mitarbeitende ihre Arbeit hauptsächlich von einem Ort außerhalb des Büros erbringen – zum Beispiel während eines mehrmonatigen Aufenthaltes in Mexiko.

Natürlich gibt es aber auch Situationen, bei denen es wichtig ist zu einer bestimmten Zeit im Büro zu sein, um persönlich zu kommunizieren und sich auszutauschen. Aber genau das ist Flexibilität zum gegenseitigen Wohl – wenn diese betrieblichen Notwendigkeiten erfüllt werden können, genauso wie die Notwendigkeiten aus dem Privatleben der Mitarbeiter*innen.

Agiles Arbeiten ist eben nicht nur eine Arbeitsweise, die ein Unternehmen effizienter und flexibler macht. Agilität ist eine Unternehmensphilosophie. Sie setzt eine transparente Kommunikation voraus – unter Kolleginnen Kollegen und mit Kundinnen und Kunden. Sie erfordert viel Eigeninitiative, Vertrauen und Raum zur Weiterentwicklung. Ein komplexer Prozess, der nicht nur gut initiiert, sondern kontinuierlich reflektiert und justiert werden muss. Wichtig ist, die für das jeweilige Unternehmen passende Strategie zu finden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Raum zur Eigenverantwortung zu geben, interne Prozesse und Rollen anzupassen sowie Kunden für die neuen Arbeitsweisen zu begeistern.

Der Weg zur agilen Kommunikationsabteilung

Die Unternehmenskommunikation ist von allen Veränderungen der externen und internen Umwelt des Unternehmens betroffen – so natürlich auch von den Herausforderungen, die mit Agilität einhergehen. Um die Bedeutung für die Unternehmenskommunikation zu untersuchen, führte die Akademische Gesellschaft für Unternehmensführung und Kommunikation 2017 ein Forschungsprojekt durch. Dabei wurden 40 Kommunikationsverantwortliche von führenden deutschen und internationalen Konzernen befragt, wie sie mit dem Thema Agilität umgehen. Ihr Fazit: Agilität ist kein vorübergehender Trend, sondern wird Unternehmen und deren Kommunikation weiterhin beschäftigen und nachhaltig verändern. Laut der Studie müssen Organisationen und ihre Kommunikationsabteilungen folgende sechs Dimensionen angehen, wenn sie den Wandel nicht nur begleiten, sondern selbst aktiver Teil davon sein wollen:

Flache Strukturen und vernetzte Teams bilden

Agilität setzt fokussiert auf vernetzte und selbständig arbeitende Teams. Auf diese Weise werden Hierarchien abgebaut – Entscheidungsfindungen können beschleunigt werden. Für Kommunikatoren ist dies eine Chance, sich stärker im Unternehmen zu vernetzen und sich aktiv in andere Bereiche und Funktionen einzubringen.

Transparente und abgestimmte Prozesse umsetzen

Prozesse werden nicht mehr als starre Abläufe verstanden. Dazu tragen regelmäßige Abstimmungsrunden innerhalb der Teams bei, in denen das Vorgehen immer wieder nachjustiert wird. Die Prozesse werden evaluiert und dokumentiert, sodass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus diesen Erfahrungen lernen können.

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Den Kulturwandel leben

Agilität bedeutet in erster Linie: Kulturwandel. Denn für diese Arbeitsweise braucht es eine Kultur, die auf Austausch, Zusammenarbeit und Fehlertoleranz basiert anstatt Macht und Entscheidungskompetenz an Hierarchien festzumachen.

Mitarbeiter motivieren und empowern

Agile Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden mehr Freiräume, die aber auch mehr Selbstmanagement bedeuten. Nicht jeder ist dafür gemacht. Das ist keine Frage des Alters, sondern der Persönlichkeit und Einstellung. Auch Führungskräfte müssen umdenken. Agile Führung heißt, auch in die Rolle des Beraters und des Coaches zu schlüpfen und Mitarbeiter zu empowern, sich selbst zu führen. 

Technologien für agiles Arbeiten anwenden

Projektmanagement-Lösungen wie Asana oder Jira unterstützen agiles Arbeiten. Sie stärken die Zusammenarbeit und die Transparenz innerhalb der Teams. Hilfreich sind sie zudem für Unternehmen mit verschiedenen Standorten und bei der Wissensspeicherung.

Methoden anwenden, die zur Organisationsstruktur passen

Viele denken bei Agilität direkt an Methoden wie Scrum oder Design Thinking. Diese sind aber kein Muss. Wichtig ist, dass die Tools und die Methoden zur Organisationsstruktur passen. 

Sollen agile Arbeitsweisen die Zusammenarbeit im Team in erster Linie natürlich verbessern, können sie diese in der Anfangsphase aber auch erst einmal verlangsamen und Frustration auslösen. Viele Organisationen holen sich deswegen externe Berater bzw. agile Coaches an Bord.

Wie kann der Veränderungsprozess nachhaltig und erfolgreich gestaltet werden?

Welche dieser Schritte realisiert werden, muss jedes Unternehmen im Endeffekt für sich selbst entscheiden und intern koordinieren. Fest steht: Jeder Weg zur agilen Organisation ist eine Chance und eine Herausforderung zugleich. Warum? Agilität wird die Effizienz und Flexibilität steigern und der Kommunikation zu einer Vorreiterrolle verhelfen. Dies ist herausfordernd, da es einen starken Wandel mit sich bringt, der wahrscheinlich nicht bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sofort auf freudige Zustimmung trifft und erst einmal zusätzliche Ressourcen benötigt.

Traditionelle Unternehmensstrukturen sind dem nicht immer gewachsen und müssen auf einen solchen Kulturwandel vorbereitet werden. Es braucht „Räume“ wie bestimmte Workshop-Formate, regelmäßige Retrospektiven, externe Coaches und Austauschmöglichkeiten innerhalb und außerhalb der Organisation, so dass sich auch ein kritischer Anteil der Mitarbeitenden auf die Veränderung einlassen kann.

NeulandQuartier kann diese Aufgaben kompetent erfüllen. Die Basis ist fundiertes Know-how und teils jahrzehntelange praktische Erfahrung unserer Beraterinnen und Berater auf allen Gebieten der internen Unternehmenskommunikation und systemischen Moderation von Veränderungs- und Strategieprozessen.

Bildernachweis: Fotolia

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